Obiegówka pracownika – czy jest obowiązkowa i jak ją stworzyć?

W świecie zarządzania zasobami ludzkimi proces odchodzenia pracownika z firmy jest równie ważny, co jego zatrudnienie. Jednym z narzędzi, które pomaga w uporządkowaniu tego procesu, jest tzw. obiegówka. Czy obiegówka pracownika jest obowiązkowa według polskiego prawa pracy? Jak ją stworzyć, aby proces ten przebiegał sprawnie i bez zakłóceń? Oto szczegółowy przewodnik, który rozwieje wszelkie wątpliwości.

Co to jest obiegówka pracownika?

Obiegówka pracownika to dokument lub zestaw dokumentów, na których pracownik musi zebrać podpisy odpowiednich osób z firmy, a następnie złożyć je w dziale kadr. Ma ona na celu upewnienie się, że pracownik rozliczył się z wszelkich zobowiązań wobec firmy i mienia, które zostało mu wcześniej powierzone.

Karta obiegowa może dotyczyć takich ruchomości, jak:

  • Samochód służbowy
  • Telefon i komputer służbowy
  • Klucze
  • Narzędzia firmowe
  • Środki pieniężne, np. zaliczki.

Pracownik powinien uzyskać podpis przedstawiciela każdego działu, pod  którego podlegają dane ruchomości.

Czy obiegówka pracownika jest wymagana przez prawo pracy?

W Kodeksie pracy nie znajdziemy zapisów związanych z kartą obiegową, jak również regulacji związanych z rozliczaniem pracowników z powierzonego mienia. Zatem wprowadzenie obiegówki do firmowego systemu offboardingu nie jest obowiązkowe.

Warto jednak podkreślić, iż zbieranie kart obiegowych od pracowników ma wiele praktycznych zalet:

  • Pomaga w usystematyzowaniu procesu odejścia pracownika;
  • Jest dowodem na to, że wszystkie kwestie związane z dokumentacją pracownika, sprzętem firmowym, dostępami do systemów oraz finansami zostały rozwiązane;
  • Zabezpiecza przed ewentualnymi stratami materialnymi firmy.
  • Jest elementem efektywnego offboardingu, rzutującego na opinię pracownika o firmie.

Jak stworzyć obiegówkę?

Analiza potrzeb firmy

Zidentyfikuj, jakie działy i jakie rodzaje rozliczeń są kluczowe dla Twojej firmy. Każde przedsiębiorstwo może mieć inne potrzeby w zależności od branży i struktury organizacyjnej.

Opracowanie formularza

Stwórz standardowy formularz obiegówki, który będzie zawierał wszystkie niezbędne punkty do odhaczenia przez pracownika. Formularz powinien być przejrzysty i łatwy do wypełnienia.

Szkolenie kadry

Przeszkol personel odpowiedzialny za zarządzanie obiegówką. Upewnij się, że wiedzą, jak prawidłowo ją przeprowadzać i jakie informacje powinny być zawarte w formularzu.

Komunikacja z pracownikami

Informuj pracowników o procedurach związanych z obiegówką już na etapie zatrudnienia. Upewnij się, że wiedzą, czego się spodziewać w przypadku zakończenia współpracy.

Karta obiegowa pracownika – wzór

Dokument związany z oddaniem przez pracownika ruchomości na koniec współpracy z firmą, w każdej organizacji będzie wyglądał nieco inaczej. Poniżej zamieszczamy wzór obiegówki, który może być inspiracją przy tworzeniu takiej karty.

Firma, dział

Imię, nazwisko pracownika;

Stanowisko;

Data rozpoczęcia umowy i jej zakończenia;

  1. Dział Kadr
    • Zwrot identyfikatora
    • Inne dokumenty firmowe

Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________

  1. Dział Finansowy
    • Rozliczenie zaliczek/delegacji
    • Uregulowanie należności finansowych
    • Wypłata zaległych świadczeń

Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________

  1. Dział IT
    • Zwrot sprzętu firmowego
    • Wyłączenie dostępu do systemów
    • Zabezpieczenie danych firmowych

Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________

  1. Dział Logistyki/Magazyn
    • Zwrot kluczy/kart dostępu
    • Rozliczenie się z materiałów/narzędzi

Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________

  1. Bezpośredni Przełożony
    • Przekazanie obowiązków
    • Omówienie realizacji projektów

Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________

Podpis pracownika: _______________ Podpisy osoby z działu kadr: _______________

Obiegówka dla pracownika a świadectwo pracy

Artykuł 97 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do bezzwłocznego wydania świadectwa pracy pracownikowi, z którym kończy współpracę. Wręczenie tego dokumentu powinno nastąpić w ostatnim dniu pracy tej osoby. W przypadku, w którym nie jest to możliwe, świadectwo należy wysłać pocztą w ciągu 7 dni.

Niedostarczenie przez pracownika wypełnionej karty obiegowej nie może mieć wpływu na wydanie świadectwa pracy. Jeśli pracodawca odmówi wypełnienia tej formalności, pracownik może dochodzić swoich praw w sądzie i żądać od firmy odszkodowania.

Rozliczanie karty obiegowej pracowników – dobre praktyki

O czym warto pamiętać przy zbieraniu obiegówek od pracowników?

Ujednolicenie procesów

Standaryzacja procedur umożliwia sprawniejsze i bardziej przejrzyste zarządzanie zakończeniem współpracy z pracownikiem.

Automatyzacja

Warto rozważyć wdrożenie systemów automatyzujących proces zbierania obiegówek. Narzędzia do zarządzania HR mogą znacznie uprościć ten proces, zmniejszając ryzyko błędów i przyspieszając rozliczenia.

Komunikacja

Utrzymywanie otwartej komunikacji z pracownikami jest kluczowe. Upewnij się, że pracownicy wiedzą, co jest od nich oczekiwane i mają dostęp do niezbędnych informacji i wsparcia na każdym etapie procesu.

Dokumentacja

Przechowywanie dokładnej dokumentacji związanej z obiegówką jest istotne dla celów audytowych i prawnych. Upewnij się, że wszystkie dokumenty są właściwie archiwizowane.

Empatia i wsparcie

Proces odchodzenia z firmy może być stresujący dla pracowników. Dbanie o poufność informacji oraz sprawną komunikację, a także przeprowadzenie exit interview znacznie ułatwi cały proces, przyczyni się również do wzmocnienia wizerunku firmy jako pracodawcy.

Podsumowanie

Obiegówka pracownika, choć nieobowiązkowa według polskiego prawa pracy, jest praktycznym narzędziem, które pomaga w uporządkowanym i efektywnym zakończeniu współpracy z pracownikiem. Odpowiednio skonstruowana może znacząco ułatwić proces odchodzenia pracownika, zabezpieczając przy tym wszystkie kwestie formalne i logistyczne.

Co w przypadku, gdy pracodawca nie wypłaca dodatku za pracę w godzinach nocnych?

Firma, która oddelegowuje pracowników do pracy w nocy i nie wypłaca im stosownej rekompensaty, nie stosuje się do przepisów kodeksu pracy. Za takie wykroczenie przeciwko prawom pracownika grozi grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Podsumowanie

Rekompensata przysługująca pracownikom za uciążliwość pracy w godzinach nocnych przysługuje za każdą faktycznie przepracowaną godzinę w tej porze. Co za tym idzie, zatrudniony nie musi przepracować całych 8 godzin, aby przysługiwał mu dodatek. Wysokość dodatku wynosi co najmniej 20% minimalnej stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracodawcy, który nie stosuje się do tych przepisów, grozi grzywna.

 

Pozostałe wpisy:

Trendy na rynku pracy w 2025 roku – na co powinni przygotować się liderzy?

Trendy na rynku pracy w 2025 roku – na co powinni przygotować się liderzy?

Rok 2025 zapowiada się jako czas intensywnych przemian na rynku pracy, co stawia przed liderami nowe wyzwania i ogromne możliwości. Świat, który zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, wymaga od CEO i managerów elastyczności, odwagi i zdolności przewidywania. W tym artykule przedstawimy trendy, które będą miały niebagatelny wpływ na rynek pracy w 2025 roku oraz strategiami, jak liderzy mogą się do nich przygotować.

Spadek efektywności pracownika pracującego w trybie zdalnym. Co robić?

Spadek efektywności pracownika pracującego w trybie zdalnym. Co robić?

Praca zdalna, która jeszcze niedawno była postrzegana jako przywilej i narzędzie zwiększające elastyczność, dziś stała się codziennością w wielu organizacjach. Jednak wraz z jej popularyzacją pojawiły się wyzwania, które zaczęły wpływać na efektywność pracowników. Dlaczego tak się dzieje? Jak zarządzać rozproszonym zespołem, aby osiągać najlepsze wyniki? Spójrzmy na ten temat z perspektywy lidera, który chce wspierać swój zespół w osiąganiu pełnego potencjału.

Co daje badanie satysfakcji pracowników i jak go przeprowadzić?

Co daje badanie satysfakcji pracowników i jak go przeprowadzić?

Badanie satysfakcji pracowników to nie tylko narzędzie do zbierania danych, ale także klucz do zrozumienia, jak poprawić atmosferę pracy, produktywność i retencję talentów. Przyjrzyjmy się bliżej korzyściom płynącym z takich badań oraz najlepszym praktykom ich przeprowadzania.

Social media: