Plan naprawczy dla pracownika – co to jest i dlaczego warto go stosować?

Trudności we współpracy z dotychczas dobrym pracownikiem, niezrealizowane cele i brak efektów po udzieleniu feedbacku to moment, w którym wielu pracodawców bierze pod uwagę rozwiązanie umowy z podwładnym. Jednak bardzo często nie jest to optymalne rozwiązanie – rekrutacja nowej osoby do zespołu generuje koszty i nie jest pozbawiona ryzyka, że sytuacja się nie powtórzy. Tymczasem sprawdzony już pracownik może mieć po prostu gorszy okres w życiu bądź między nim a jego przełożonym pojawiły się problemy komunikacyjne. W takich sytuacjach, o wiele rozsądniejszym rozwiązaniem niż redukcja personelu, będzie wprowadzenie planu naprawczego dla pracownika.

• Co to jest plan naprawczy dla pracownika?
• Kiedy wprowadzić plan naprawczy?
• Dlaczego warto stosować plan naprawczy
• Jak stworzyć plan naprawczy?
• Wzór planu naprawczego

Co to jest plan naprawczy dla pracownika?

Plan naprawczy to sformalizowany dokument, który ma na celu poprawę wyników pracy pracownika. Jest to narzędzie pomagające zidentyfikować obszary wymagające poprawy oraz wyznaczyć konkretne cele i działania, które przyczynią się do poprawy wyników. Plan naprawczy jest zazwyczaj stosowany w sytuacjach, gdy pracownik nie spełnia oczekiwań pracodawcy, a tradycyjne metody motywacji i wsparcia okazały się niewystarczające.

Kiedy wprowadzić plan naprawczy dla pracownika?

Wdrożenie planu naprawczego może kojarzyć się pracownikom z formalnością, która i tak zakończy się dla nich zwolnieniem, bowiem niektóre firmy tak właśnie podchodzą do tej procedury. Tymczasem plan naprawczy może być najlepszym sposobem na rozwinięcie potencjału u zatrudnionego, który z jakiegoś powodu nie wykazuje już takiego zaangażowania w pracy, jak wcześniej.

Plan naprawczy sprawdzi się najlepiej, gdy przełożony obserwuje u swojego podwładnego zmniejszenie efektywności czy poziomu motywacji, spadek jakości pracy lub występują problemy adaptacyjne do zmian wprowadzanych w firmie. Plan naprawczy stosuje się również w momencie, w którym nowy pracownik, mimo zakończenia okresu próbnego, nie spełnia oczekiwań, ale wykazuje chęć rozwoju oraz determinację.

Dlaczego warto stosować plan naprawczy?

Odpowiednio zaprojektowany, wdrożony i zakończony plan naprawczy może stać się skutecznym narzędziem do poprawy jakości pracy pracownika, który z różnych przyczyn utracił efektywność w swoich działaniach, a ich efekty zostały ocenione jako niewystarczające. Oto najważniejsze korzyści wprowadzenia planu naprawczego:

• Zwiększenie efektywności pracy. Plan naprawczy pomaga pracownikowi zrozumieć, jakie są oczekiwania pracodawcy i jakie konkretne działania musi podjąć, aby poprawić swoje wyniki. Daje to jasny kierunek działania i motywuje do pracy nad sobą. To także dobry sposób na zidentyfikowanie problemów komunikacyjnych i zarządczych w firmie.
• Wsparcie rozwoju pracownika. Plan naprawczy to nie tylko narzędzie dyscyplinujące, ale także wspierające rozwój pracownika. Umożliwia identyfikację obszarów do poprawy oraz dostarcza narzędzi i zasobów potrzebnych do osiągnięcia sukcesu.
• Budowanie relacji z pracownikiem. Przeprowadzenie planu naprawczego wymaga otwartego dialogu między pracodawcą a pracownikiem. Pomaga to w budowaniu zaufania i pozytywnej atmosfery w miejscu pracy.
• Unikanie kosztów związanych z rekrutacją. Zastąpienie pracownika wiąże się z wysokimi kosztami rekrutacji, szkolenia i wdrożenia nowej osoby. Plan naprawczy może pomóc w zachowaniu wartościowych pracowników, minimalizując te koszty.

Jak stworzyć skuteczny plan naprawczy dla pracownika?

Poniższe punkty określają, jak krok po kroku stworzyć plan naprawczy. Należy pamiętać, że dokument ten powinien powstawać przy czynnym udziale samego pracownika.

• Analiza sytuacji: Pierwszym krokiem jest dokładna analiza sytuacji. Należy zidentyfikować problemy i obszary, w których pracownik nie spełnia oczekiwań. Ważne jest, aby opierać się na konkretnych faktach i danych, a nie na subiektywnych opiniach.
• Określenie celów: Kolejnym krokiem jest wyznaczenie osiągalnych, mierzalnych, określonych w czasie celów, które pracownik ma wypełnić. Cele powinny być realistyczne, ale jednocześnie ambitne i motywujące.
• Plan działania: Plan naprawczy powinien zawierać harmonogram działań, który będzie określał, jakie i w jakiej kolejności kroki pracownik ma podjąć, aby osiągnąć wyznaczone cele.
• Wsparcie i zasoby: Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi wsparcie i zasoby niezbędne do realizacji planu naprawczego. Może to obejmować szkolenia, mentoring, dodatkowe narzędzia czy wsparcie techniczne.
• Monitorowanie postępów: Ważne jest, aby regularnie monitorować postępy pracownika i na bieżąco udzielać informacji zwrotnych. Pozwala to na bieżąco korygować ewentualne problemy i wspierać pracownika w osiąganiu celów.

Co powinien zawierać plan naprawczy? Wzór dokumentu

W przepisach Kodeksu pracy nie znajdziemy zapisów dotyczących planu naprawczego, a wzór takiego dokumentu nie znajduje się też w żadnym rozporządzeniu. Zatem zawartość planu może być kształtowana według potrzeb i przyjętej polityki w firmie. Poniżej zamieszczamy propozycję, która może stanowić inspirację przy tworzeniu planu w Twojej organizacji.

Wzór planu naprawczego dla pracownika działu handlowego

| Opis sytuacji: | | Jan Kowalski nie osiąga zakładanych celów sprzedażowych od trzech miesięcy. Wskaźniki konwersji są poniżej oczekiwań, a liczba nowych klientów jest niższa od średniej zespołu. |

| Cele: | | 1. Zwiększenie wskaźnika konwersji do 20% do 31 sierpnia 2024. | | 2. Pozyskanie minimum 10 nowych klientów miesięcznie do końca sierpnia 2024. | | 3. Poprawa umiejętności prezentacji produktów poprzez udział w dwóch szkoleniach z zakresu technik sprzedażowych do 15 lipca 2024. |

| Plan działania: | | 1. Codzienna analiza rozmów sprzedażowych i identyfikacja obszarów do poprawy. | | 2. Udział w szkoleniach z technik sprzedaży – pierwszy termin: 20 czerwca 2024, drugi termin: 10 lipca 2024. | | 3. Cotygodniowe spotkania z mentorem (kierownik działu) w celu omawiania postępów i trudności – każdy piątek o godzinie 10:00. | | 4. Regularne monitorowanie wskaźników sprzedaży i konwersji – codziennie przed końcem dnia pracy. |

| Wsparcie: | | 1. Dostęp do materiałów szkoleniowych i narzędzi wspomagających proces sprzedaży. | | 2. Mentoring i coaching ze strony kierownika działu. | | 3. Możliwość konsultacji z działem marketingu w celu lepszego zrozumienia produktów i strategii sprzedaży. |

| Terminy: | | – Udział w szkoleniach: 20 czerwca 2024, 10 lipca 2024 | | – Cotygodniowe spotkania z mentorem: każdy piątek | | – Ocena postępów: 31 lipca 2024 i 31 sierpnia 2024 |

| Monitorowanie: | | – Cotygodniowe raporty z postępów w sprzedaży i konwersji. | | – Spotkania kontrolne z mentorem. | | – Ocena końcowa na podstawie osiągniętych wyników na koniec sierpnia 2024. |

Podsumowanie

Plan naprawczy to narzędzie, które może przynieść wymierne korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla całej organizacji. Prawidłowo wdrożony, pozwala na efektywną poprawę wyników pracy, rozwój umiejętności oraz budowanie pozytywnych relacji w miejscu pracy.