1. Sezonowość – wyzwanie, które można przewidzieć
W wielu branżach – produkcyjnej, logistycznej, przetwórstwa, e-commerce czy automotive – okresy zwiększonego zapotrzebowania są cykliczne i przewidywalne: kampanie promocyjne, okresy świąteczne (np. Black Friday), boom ogrodniczy, zbiory w rolnictwie. W tych momentach każda godzina pracy może mieć kluczowe znaczenie dla rentowności całego roku operacyjnego.
Braki kadrowe w szczycie sezonu mogą prowadzić do:
• opóźnień w dostawach,
• błędów jakościowych,
• przeciążenia stałych pracowników,
• wzrostu rotacji i kosztów zastępstw.
Dlatego wymaga to nie tylko dobrej infrastruktury, ale przede wszystkim odpowiedniego planowania zasobów ludzkich — w czasach zwiększonego popytu warto zaplanować „zapas” personelu, by nie reagować dopiero po fakcie.
2. Prognozowanie zapotrzebowania – analiza danych jako fundament HR-owej prewencji
Największym błędem jest reagowanie ad hoc — wzywanie dodatkowych ludzi wtedy, gdy już zaczyna być za późno. Wysokiej klasy strategia zarządzania personelem sezonowym zakłada podejście proaktywne oparte na danych.
Kluczowe źródła danych i wskaźniki:
• porównanie wolumenów produkcji lub zamówień „rok do roku” czy „sezon do sezonu”,
• wskaźniki rotacji pracowników, absencji, zwolnień chorobowych w analogicznym okresie,
• planowane urlopy i przestoje stałej załogi,
• prognozy sprzedaży, terminy kontraktów nowych klientów.
Dzięki tym danym możliwe jest opracowanie modelu predykcyjnego — określenie ilu pracowników (zarówno liczba, jak i profil kompetencji) będzie potrzebnych w konkretnym okresie. Firmy coraz częściej sięgają po narzędzia cyfrowe (systemy ERP, moduły HR) oraz współpracę z agencją pracy, by wspólnie wypracować plan. Na przykład w Polsce: w I kw. 2025 r. aż 63 % przedsiębiorstw deklarowało plany zatrudnienia pracowników tymczasowych — co stanowi wzrost o 12 punkty procentowe w porównaniu z rokiem poprzednim.
Rynek tymczasowego zatrudnienia w Polsce
• W 2023 r. w Polsce udział pracowników tymczasowych (zatrudnionych przez agencje) stanowił około 0,5% wszystkich zatrudnionych — poniżej średniej UE, która wynosiła 2,4 %.
• Z drugiej strony, analizując rynek pracy tymczasowej w Polsce, raport wskazuje znaczący wzrost popytu: np. w II kw. 2025 r. liczba pracowników tymczasowych wzrosła o około 11 % rok do roku.
Te dane jasno pokazują, że choć jeszcze stosunkowo niewielki odsetek pracowników w Polsce to pracownicy zatrudniani przez agencje, to rosnące potrzeby sezonowe zmieniają ten trend.
3. Model „core + flex” – elastyczny trzon organizacji
Skuteczną praktyką jest podejście hybrydowe: stały zespół („core”) + pracownicy tymczasowi („flex”). Stały zespół odpowiada za ciągłość, jakość, bezpieczeństwo operacji; pracownicy tymczasowi wspierają w momentach wzmożonego obciążenia.
Kluczowe korzyści tego modelu:
• mniejsze ryzyko przeciążenia stałego personelu i wypalenia,
• możliwość szybkiego zwiększenia mocy produkcyjnych bez konieczności trwałego zwiększania zatrudnienia i kosztów stałych,
• lepsza kontrola kosztów pracy i większa odporność operacyjna na wahania popytu.
W tym modelu agencja pracy staje się partnerem — pomaga oszacować liczbę potrzebnych osób, ich profil, czas zaangażowania.
4. Współpraca z agencją pracy – partnerstwo operacyjne i strategiczne
Wybór odpowiedniej agencji pracy tymczasowej może być kluczowy. Taka agencja nie tylko dostarcza pracowników „na już”, lecz także:
• wspiera w analizie zapotrzebowania kadrowego,
• zajmuje się formalnościami (legalizacja, umowy, zezwolenia na pracę cudzoziemców),
• może prowadzić outsourcing całych linii operacyjnych (np. pakowanie, magazynowanie) i odpowiadać za wynik (BPO-model).
Dla firmy oznacza to m.in. mniej obowiązków administracyjnych, większą elastyczność i możliwość skoncentrowania się na core-businessie.
5. Rekrutacja sezonowa – nie zostawiaj jej na ostatnią chwilę
W okresach dużego zapotrzebowania rekrutacja „na wczoraj” to droga do wyższych kosztów, słabszej jakości pracy i zwiększonej rotacji. Dlatego:
• rozpocznij działania rekrutacyjne z wyprzedzeniem — agencja może prowadzić ciągłą rekrutację i mieć gotową bazę kandydatów,
• warto stosować pre-onboarding (przygotowanie pracownika przed rozpoczęciem pracy) — skraca czas wdrożenia,
• buduj listy rezerwowe kandydatów gotowych w razie nieobecności stałych pracowników.
Dzięki temu zmniejszasz ryzyko, że w kluczowym momencie zabraknie rąk do pracy.
6. Aspekty prawne i formalne
Elastyczność nie oznacza swobody bez ograniczeń. Zatrudnienie tymczasowe musi być zgodne z:
• ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych,
• przepisami dotyczącymi legalizacji pracy cudzoziemców,
• zasadą równego traktowania pracowników tymczasowych i stałych
• Współpraca z profesjonalną agencją minimalizuje ryzyko błędów formalnych — weryfikacja pobytu, zezwolenia, ewidencja czasu pracy i rozliczenia to standard.
7. Motywowanie i utrzymanie pracowników tymczasowych
Choć pracownicy sezonowi angażują się na krótki czas, ich zaangażowanie wpływa realnie na wyniki firmy. Dlatego warto:
• przeprowadzić onboarding — aby pracownik wiedział, czego się od niego oczekuje,
• jasno komunikować cele i standardy jakościowe,
• stosować system motywacyjny np. premiowanie punktualności i jakości pracy, zapewniać podstawowe benefity (dojazd, posiłki),
• prowadzić programy referencyjne — pracownicy polecający znajomych to często szybka i skuteczna metoda rekrutacji,
• tworzyć perspektywę zatrudnienia stałego po sezonie — to zwiększa lojalność i redukuje rotację.
Dobre doświadczenie pracy tymczasowej buduje pozytywny wizerunek pracodawcy i zwiększa szanse ponownego zatrudnienia tych samych osób w kolejnych sezonach.
8. Efektywność kosztowa elastycznego zatrudnienia
Choć godzina pracy pracownika tymczasowego może być droższa niż pracownika etatowego, to w rozliczeniu całego sezonu elastyczny model może być bardziej opłacalny.
Dlaczego?
• Nie trzeba zatrudniać etatowych pracowników poza sezonem (których w okresie niskiego popytu mogłoby być za dużo).
• Mniejsze ryzyko nadmiaru personelu i kosztów „martwych godzin”.
• Odciążenie działów HR i kadr — mniej pracy administracyjnej, więcej elastyczności.
W konsekwencji firmy korzystające z elastycznego zatrudnienia mają lepszą płynność budżetową, mogą lepiej dostosować strukturę zatrudnienia do popytu, reagować na sytuacje awaryjne (urlopy, choroby, nagły wzrost zamówień).
9. Podsumowanie: elastyczność to nie wybór, ale konieczność
W środowisku, gdzie popyt zmienia się dynamicznie (szczególnie w produkcji, logistyce czy e-commerce), błędy kadrowe w okresie szczytu mogą kosztować więcej niż tylko utracone zamówienia — mogą uderzyć w reputację, jakość i morale zespołu.
Firmy, które potrafią strategicznie zaplanować swoją strukturę zatrudnienia — łącząc stały zespół z elastycznym, wspierając się partnerem-agencją, działając proaktywnie na podstawie danych — zyskują przewagę konkurencyjną. Zapewniają ciągłość produkcji, minimalizują ryzyko, a jednocześnie budują wizerunek stabilnego i odpowiedzialnego pracodawcy.
Jeśli Twoja firma ma problemy z pozyskaniem pracowników w okresach wzmożonego zapotrzebowania, skontaktuj się z nami. Doradzimy, jak zaplanować zatrudnienie tymczasowe, dobierzemy odpowiednich pracowników oraz wesprzemy Cię w formalnościach i wdrożeniu.
