Obiegówka pracownika – czy jest obowiązkowa i jak ją stworzyć?
W świecie zarządzania zasobami ludzkimi proces odchodzenia pracownika z firmy jest równie ważny, co jego zatrudnienie. Jednym z narzędzi, które pomaga w uporządkowaniu tego procesu, jest tzw. obiegówka. Czy obiegówka pracownika jest obowiązkowa według polskiego prawa pracy? Jak ją stworzyć, aby proces ten przebiegał sprawnie i bez zakłóceń? Oto szczegółowy przewodnik, który rozwieje wszelkie wątpliwości.
Co to jest obiegówka pracownika?
Obiegówka pracownika to dokument lub zestaw dokumentów, na których pracownik musi zebrać podpisy odpowiednich osób z firmy, a następnie złożyć je w dziale kadr. Ma ona na celu upewnienie się, że pracownik rozliczył się z wszelkich zobowiązań wobec firmy i mienia, które zostało mu wcześniej powierzone.
Karta obiegowa może dotyczyć takich ruchomości, jak:
- Samochód służbowy
- Telefon i komputer służbowy
- Klucze
- Narzędzia firmowe
- Środki pieniężne, np. zaliczki.
Pracownik powinien uzyskać podpis przedstawiciela każdego działu, pod którego podlegają dane ruchomości.
Czy obiegówka pracownika jest wymagana przez prawo pracy?
W Kodeksie pracy nie znajdziemy zapisów związanych z kartą obiegową, jak również regulacji związanych z rozliczaniem pracowników z powierzonego mienia. Zatem wprowadzenie obiegówki do firmowego systemu offboardingu nie jest obowiązkowe.
Warto jednak podkreślić, iż zbieranie kart obiegowych od pracowników ma wiele praktycznych zalet:
- Pomaga w usystematyzowaniu procesu odejścia pracownika;
- Jest dowodem na to, że wszystkie kwestie związane z dokumentacją pracownika, sprzętem firmowym, dostępami do systemów oraz finansami zostały rozwiązane;
- Zabezpiecza przed ewentualnymi stratami materialnymi firmy.
- Jest elementem efektywnego offboardingu, rzutującego na opinię pracownika o firmie.
Jak stworzyć obiegówkę?
Analiza potrzeb firmy
Zidentyfikuj, jakie działy i jakie rodzaje rozliczeń są kluczowe dla Twojej firmy. Każde przedsiębiorstwo może mieć inne potrzeby w zależności od branży i struktury organizacyjnej.
Opracowanie formularza
Stwórz standardowy formularz obiegówki, który będzie zawierał wszystkie niezbędne punkty do odhaczenia przez pracownika. Formularz powinien być przejrzysty i łatwy do wypełnienia.
Szkolenie kadry
Przeszkol personel odpowiedzialny za zarządzanie obiegówką. Upewnij się, że wiedzą, jak prawidłowo ją przeprowadzać i jakie informacje powinny być zawarte w formularzu.
Komunikacja z pracownikami
Informuj pracowników o procedurach związanych z obiegówką już na etapie zatrudnienia. Upewnij się, że wiedzą, czego się spodziewać w przypadku zakończenia współpracy.
Karta obiegowa pracownika – wzór
Dokument związany z oddaniem przez pracownika ruchomości na koniec współpracy z firmą, w każdej organizacji będzie wyglądał nieco inaczej. Poniżej zamieszczamy wzór obiegówki, który może być inspiracją przy tworzeniu takiej karty.
Firma, dział
Imię, nazwisko pracownika;
Stanowisko;
Data rozpoczęcia umowy i jej zakończenia;
- Dział Kadr
- Zwrot identyfikatora
- Inne dokumenty firmowe
Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________
- Dział Finansowy
- Rozliczenie zaliczek/delegacji
- Uregulowanie należności finansowych
- Wypłata zaległych świadczeń
Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________
- Dział IT
- Zwrot sprzętu firmowego
- Wyłączenie dostępu do systemów
- Zabezpieczenie danych firmowych
Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________
- Dział Logistyki/Magazyn
- Zwrot kluczy/kart dostępu
- Rozliczenie się z materiałów/narzędzi
Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________
- Bezpośredni Przełożony
- Przekazanie obowiązków
- Omówienie realizacji projektów
Podpisy osoby odpowiedzialnej: _______________
Podpis pracownika: _______________ Podpisy osoby z działu kadr: _______________
Obiegówka dla pracownika a świadectwo pracy
Artykuł 97 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do bezzwłocznego wydania świadectwa pracy pracownikowi, z którym kończy współpracę. Wręczenie tego dokumentu powinno nastąpić w ostatnim dniu pracy tej osoby. W przypadku, w którym nie jest to możliwe, świadectwo należy wysłać pocztą w ciągu 7 dni.
Niedostarczenie przez pracownika wypełnionej karty obiegowej nie może mieć wpływu na wydanie świadectwa pracy. Jeśli pracodawca odmówi wypełnienia tej formalności, pracownik może dochodzić swoich praw w sądzie i żądać od firmy odszkodowania.
Rozliczanie karty obiegowej pracowników – dobre praktyki
O czym warto pamiętać przy zbieraniu obiegówek od pracowników?
Ujednolicenie procesów
Standaryzacja procedur umożliwia sprawniejsze i bardziej przejrzyste zarządzanie zakończeniem współpracy z pracownikiem.
Automatyzacja
Warto rozważyć wdrożenie systemów automatyzujących proces zbierania obiegówek. Narzędzia do zarządzania HR mogą znacznie uprościć ten proces, zmniejszając ryzyko błędów i przyspieszając rozliczenia.
Komunikacja
Utrzymywanie otwartej komunikacji z pracownikami jest kluczowe. Upewnij się, że pracownicy wiedzą, co jest od nich oczekiwane i mają dostęp do niezbędnych informacji i wsparcia na każdym etapie procesu.
Dokumentacja
Przechowywanie dokładnej dokumentacji związanej z obiegówką jest istotne dla celów audytowych i prawnych. Upewnij się, że wszystkie dokumenty są właściwie archiwizowane.
Empatia i wsparcie
Proces odchodzenia z firmy może być stresujący dla pracowników. Dbanie o poufność informacji oraz sprawną komunikację, a także przeprowadzenie exit interview znacznie ułatwi cały proces, przyczyni się również do wzmocnienia wizerunku firmy jako pracodawcy.
Podsumowanie
Obiegówka pracownika, choć nieobowiązkowa według polskiego prawa pracy, jest praktycznym narzędziem, które pomaga w uporządkowanym i efektywnym zakończeniu współpracy z pracownikiem. Odpowiednio skonstruowana może znacząco ułatwić proces odchodzenia pracownika, zabezpieczając przy tym wszystkie kwestie formalne i logistyczne.
Co w przypadku, gdy pracodawca nie wypłaca dodatku za pracę w godzinach nocnych?
Firma, która oddelegowuje pracowników do pracy w nocy i nie wypłaca im stosownej rekompensaty, nie stosuje się do przepisów kodeksu pracy. Za takie wykroczenie przeciwko prawom pracownika grozi grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.
Podsumowanie
Rekompensata przysługująca pracownikom za uciążliwość pracy w godzinach nocnych przysługuje za każdą faktycznie przepracowaną godzinę w tej porze. Co za tym idzie, zatrudniony nie musi przepracować całych 8 godzin, aby przysługiwał mu dodatek. Wysokość dodatku wynosi co najmniej 20% minimalnej stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracodawcy, który nie stosuje się do tych przepisów, grozi grzywna.
Pozostałe wpisy:
Jak zbudować zespół sprzedaży z efektem synergii
Stoisz przed wyzwaniem zbudowania lub rozszerzenia zespołu handlowców? Zastanawiasz się, co zrobić, aby ich wyniki były jak najwyższe i jednocześnie osiągane bez niezdrowej, spalającej rywalizacji? Efektywność sales teamu ma źródło nie tylko w indywidualnych talentach, ale przede wszystkim w zdolności do współpracy, wspólnego rozwiązywania problemów i realizowania celów w sposób, który daje więcej niż suma indywidualnych możliwości sprzedawców.
Jak stworzyć opis stanowiska i dlaczego warto to zrobić?
Dobrze napisany opis stanowiska stanowi podstawę efektywnej rekrutacji i ma bezpośrednie przełożenie na strategię zarządzania zasobami ludzkimi. Jednak w natłoku codziennych obowiązków, a czasem nawet w wyniku niepełnego zrozumienia znaczenia tego narzędzia, wiele firm pomija tę istotną kwestię lub traktuje ją zbyt pobieżnie.
Executive Search – co to jest i kiedy warto skorzystać z tej usługi?
Executive search to nie tylko metoda rekrutacyjna, ale przede wszystkim inwestycja w przyszłość organizacji. Warto zlecić taką usługę wyspecjalizowanej agencji HR, takiej jak ARTTIME, zwłaszcza wtedy, gdy firma potrzebuje nie tylko specjalisty, ale prawdziwego lidera, który pomoże realizować jej cele i przeprowadzać ją przez wyzwania. Współpraca ze zdolnymi liderami to klucz do utrzymania przewagi i zapewnienia firmie stabilnego wzrostu.
Social media:
